Wat doet een P&O’er eigenlijk? We gaan het vragen aan Francien. Zij doet dit werk inmiddels een dikke drie jaar bij Kliksafe, tweeënhalve dag per week. Als je binnenloopt bij Kliksafe, zie je haar meteen zitten (als ze er zit tenminste - ze zit zo vaak in bespreking): lang haar, bril, nuchter, gelijkmatig. Francien: vlotte meid en stabiele factor binnen Kliksafe.
Luisterend oor
Francien is het luisterend oor van de organisatie. Ze heeft een adviserende rol tussen werkgever en werknemer, ze behartigt de belangen van allebei. Zonder dat je het direct merkt, houdt ze in de gaten hoe het gaat met medewerkers en bespreekt dat met de directie of leidinggevenden. Bij hoge werkdruk bijvoorbeeld, of als ze het idee heeft dat er ziekteverzuim dreigt.
Het werk van Francien bestaat eigenlijk uit twee dingen: “Er is een praktische kant en de interactieve kant. Dat is eigenlijk: het papierwerk en de communicatie – het voeren van gesprekken met directie en werknemers. Dat is een heel mooie combinatie. Als je alleen maar gesprekken zou hebben, zou het erg intensief zijn. Met alleen de praktische dingen zou het weer saai worden.”
Praktische zaken
Eerst het papierwerk maar. Waar moeten we allemaal aan denken? Als je bij Kliksafe komt werken, heb je een arbeidscontract nodig. Dat regelt Francien. Daarvoor heeft ze gegevens nodig, zodat ze het contract kan opstellen en zorgen dat het ondertekend in het dossier gaat. Als je een huis wil kopen, heb je een werkgeversverklaring nodig. En moet je ook bij Francien zijn. Studieovereenkomsten, het personeelsreglement up-to-date houden, begeleiding bij ziekteverzuim: het ligt allemaal op Franciens bordje. Daarbij houdt ze de wijzigende wetgeving nauwlettend in de gaten. Steeds belangrijker wordt ook de privacy. En eigenlijk heeft alles op haar terrein te maken met privacy – dus moet ze altijd uitkijken.
Nieuwe medewerkers
Als er nieuw personeel nodig is, moet Francien aan het werk. Ze doet de werving en selectie. Dat houdt in dat ze een functieprofiel opstelt, een vacaturetekst bedenkt en zorgt dat de vacature wordt geplaatst in kranten en op internet. Ze beantwoordt vragen van geïnteresseerden en beoordeelt sollicitatiebrieven. Daarna voert ze samen met de leidinggevende sollicitatiegesprekken (heel interessant), zorgt ervoor dat de persoon die aangenomen wordt, een plekje krijgt en dat alles verder geregeld is.
Beoordelings- en functioneringsgesprekken
Een groot deel van Franciens tijd zit in het voeren van gesprekken. Bijvoorbeeld aan het einde van het jaar; dan zijn er beoordelingsgesprekken en een paar maanden later functioneringsgesprekken. Hoe gaat dat? “Onze manier van beoordelen is eigenlijk een beetje ‘uit’. Maar ik vind het juist goed om daar op een speciaal moment over te spreken. Mensen vinden het vaak niet leuk om over zichzelf te praten. Dan moet je flink doorvragen. Het is heel belangrijk dat je goed contact met elkaar houdt.” De beoordelingsgesprekken bereidt ze voor met leidinggevenden. De leidinggevende voert het gesprek en Francien vult dingen aan of vraagt door. In het voorjaar zijn de functioneringsgesprekken. Daarbij legt ze vooral de dingen die ze bespreken, vast. Dit gesprek is uitgebreider, het gaat er in dit gesprek om hoe de werknemer tegen zijn werk aan kijkt. En later kijkt ze met de directie naar het salaris.
Lastige gesprekken
Het lijkt mij best lastig om moeilijke gesprekken te voeren, bijvoorbeeld slechtnieuwsgesprekken, of als medewerkers boos zijn. Je bent tenslotte ook collega’s van elkaar. Vindt Francien dat ook? Maar - nuchter als ze is: “Nee hoor, dat hoort gewoon bij het werk.” Ze vindt die gesprekken juist wel uitdagend, vaak weet ze van tevoren al wel hoe een gesprek gaat lopen. Belangrijk is voor haar dat ze mensen goed kan helpen, bijvoorbeeld om ze gerust te stellen of tot rust te komen. En - eerlijkheid boven alles.
Nog veel meer
Francien zit maandelijks bij het directieoverleg. Die vergaderingen notuleert ze. En ze vervult daarin haar rol van personeelszaken. Ze organiseert personeelsbijeenkomsten en personeelsuitjes, regelt de kerstpakketten en de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie (elk jaar weer een feest!). Al met al is het gewoon veel overleg. Er is altijd wel iets…. maar ja, dat kan ook bijna niet anders met 43 medewerkers.
Rood, groen, geel, blauw
We gaan nog even één ding bespreken. Bij Kliksafe werken we met HBDI-profielen. Je ziet op de foto dat Francien zo’n HBDI-kaart voor zich heeft. HBDI is een instrument, dat zo is ingericht dat het de denkvoorkeur van een persoon toont en daaruit voortvloeiend zijn gedrag. Het laat zien waarom hij op een bepaalde manier reageert. Als je bij Kliksafe in dienst komt, krijg je zo’n assessment aangeboden. Je vult een digitale test in en daarna bespreek je de uitslag met Francien. Dit vindt ze heel leuk om te doen. Het is dan ook heel herkenbaar voor mensen. Het werkt met kleuren: rood (harmonieus), blauw (feitelijk), geel (creatief) en groen (structuur). Hoe is haar eigen profiel? Ze lacht: “Mijn profiel heeft niet echt opvallende dingen, het is eigenlijk precies een vierkant: dus van alles wat.” En ja, ik snap het. Ze ís ook gelijkmatig. Dat past goed bij een personeelsfunctionaris. Maar haar valkuil is dan weer wel dat ze het iedereen naar de zin wil maken.
Leuk?
In een bedrijf waar alles om klanten draait, heeft Francien eigenlijk nooit klantcontact. “De medewerkers zijn mijn klanten”. Wat vindt ze het leukst van het werk? Dat is voor haar de combinatie. Zaken omtrent arbeidsrecht vindt ze heel leuk, maar niet voor elke dag. Daarom vindt ze het heerlijk om allerlei gesprekken tussendoor te hebben. Dus? “Het is gewoon een mooie mix. En het is erg fijn als je ziet dat iedereen het naar zijn zin heeft. Je moet een goede band met het personeel krijgen en dus een relatie opbouwen.” Op mijn vraag of ze een mensenmens is, begint ze te lachen: “Ik kan niks met die termen. Ik ben gewoon ik.”
Reageren?