De dag van Gerrit
6.30 uur
Gerrit wordt wakker. Meteen checkt hij zijn agenda: wat is er vandaag allemaal te doen? Tijdens het opstarten van de dag bedenkt hij de prioriteiten en wat hij vandaag gaat doen.
8.00 uur
De werkdag begint. Op de bovenste etage bij Kliksafe zit Gerrit met het team zakelijke markt en onderwijs. Gerrit is teamleider van de afdeling. Hij begint met een grote mok rooibosthee en opent alle systemen op zijn pc. Dit zijn onder andere e-mail, het support- en salessysteem.
Als eerste loopt hij zijn mails door. Naast gewone mails krijgt hij ticketmeldingen in zijn mail. Dit zijn tickets die door collega’s op zijn naam worden gezet ter beoordeling. Ook doet hij nog een check van de agenda.
9.00 uur
Gerrit neemt met het team de lopende tickets door. Het team bestaat uit vijf mannen. Ze bespreken kort welke dingen er spelen, wat oplossingen zouden zijn, wie wat doet en ze zetten acties uit. En dan gaat iedereen aan de slag.
9.30 uur
Gerrit handelt zijn mails verder af. Hij hanteert daarbij de GTD-methode (getting things done). Een heel handig systeem: kun je een mail in 2 minuten afhandelen? Dan gelijk doen! Lukt dat niet, dan plan je het of plaats hem in de ‘Later’ map. Op deze manier is de mailbox elke dag leeg. Mails waarop je een antwoord verwacht, geef je een code mee – waardoor de mail in een map ‘Wachten op’ komt. Deze lijst check je om de 2 dagen. Schiet Gerrit onderweg ineens iets te binnen dan gebruikt bij zijn app ‘Braintoss’ waarna er automatisch een mailtje in de inbox komt om later op te volgen. En zo houdt het systeem alles voor je in de gaten en hoef je zelf niets te onthouden.
Gerrit bekijkt tickets die op zijn naam staan, waar hij een beoordeling op moet geven. Als iemand er niet uitkomt, moet Gerrit het beslissende woord spreken. Tussendoor komen er telefoontjes binnen en wordt Gerrit om advies of hulp gevraagd. Dit gaat afwisselend de hele dag door.
11.00 uur
Gerrit heeft een bijpraatsessie, vandaag is dat met Remco. Het is een mooie dag, dus combineren ze het met bewegen en appels enzo – en lopen een rondje, in plaats van in een vergaderzaal. Alles mag ter sprake komen, zakelijke dingen maar zeker ook persoonlijke dingen. Tweewekelijks praat hij zo bij met elk teamlid. Hij vindt het dan ook heel belangrijk om op de hoogte te zijn van wat er speelt op de afdeling.
11.30 uur
Hij checkt zijn mail en… bingo! Een mail van Fennand -sales- met een getekende offerte. Het is een flinke order; een scholengroep van 25 po-scholen en 2 vo-scholen. Dat betekent werk aan de winkel. Samen met Fennand neemt Gerrit de order door en maken ze een plan van aanpak. Gerrit belt de klant en spreekt een datum af waarop ze de situatie van de klant zullen doorspreken. Hij stelt een agenda op en werkt de planning bij; zodat de juiste personen erheen gaan.
12.30 uur
Er is nog een kwartiertje over voor de lunchpauze. Kan hij nog mooi de agenda voor het teamoverleg vanmiddag maken.
12.45 uur lunchpauze
Tijd om naar buiten te gaan en een half uur flink te lopen.
13.30 uur
Er is tweewekelijks teamoverleg. Iedereen probeert er dan ook te zijn. Gerrit is voorzitter. Mensen hebben van tevoren punten aangeleverd, die gaan ze nu bespreken. Er zijn vaste onderdelen als sales, marketing en nog openstaande punten.
Fennand schrijft op grote papieren aan de wand: wat speelt er allemaal, welke projecten zitten er aan te komen en welke zijn afgelopen week klant geworden. Zo weet de afdeling ook een beetje wat ze kunnen verwachten aan werk. Ze lopen een lijst met to do’s door. Dan lopen ze nog de grotere projecten door, bijvoorbeeld samenwerking met andere partijen.
Tot slot nog ingebrachte punten. Hier rollen voor de meeste collega’s weer taken uit. Gerrit maakt direct de notulen klaar en verstuurt ze. De to do’s zijn ook gelijk bijgewerkt.
De afdeling werkt met Microsoft Teams, een programma om kennis te delen, te chatten, bestanden op te slaan en waar ook makkelijk zaken in terug te vinden zijn. Iedereen krijgt via team een berichtje dat de notulen en to do’s klaar zijn. En dus kunnen ze allemaal weer aan de bak.
15.30 uur
Er ligt nog een lastig ticket. Daar heeft Gerrit nog mooi een uurtje voor. Hij doet een probleemanalyse en bedenkt wat hij moet doen. Wat kunnen wij en wat moet Smoothwall (onze leverancier in Engeland) eraan doen? Na overleg met Smoothwall wordt besloten dat Smoothwall met het ticket aan het werk gaat. Gerrit stelt de klant hiervan op de hoogte.
16.30 uur
En dan is het tijd voor Gerrit om af te ronden. Hij sluit de boel af, zet zijn theeglas in de vaatwasser en gaat richting zijn auto, ondertussen zijn collega’s een fijne avond wensend.
Reageren?